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13 ago. 2012

El corazón del método Kanban


Un poco de historia:

"Kanban" proviene del japonés, y se traduce como "cartel", "letroro" o "pizarra".  Kanban se remonta a los comienzos del sistema de producción de Toyota, ya hablamos de ellos en la entrada sobre Lean y metodologías ágiles. Taiichi Onho desarrolló kanban entre 1940 y 1950 para controlar la producción entre procesos y poder aplicar la máxima "Just In Time" (JIT) en las plantas de fabricación de Toyota en Japón. 

El método Kanban, tal como fue formulado por David J. Anderson, es una aproximación al proceso gradual y evolutivo de gestión de cambios a nivel empresarial. Se utiliza un sistema de WIP (Work-In-Progress) limitado como mecanismo básico para exponer problemas en el funcionamiento del sistema (o proceso) y estimular la colaboración para mejorarlo continuamente. Éste sistema se denominó sistema kanban y es por ésto que el método kanban lleva éste nombre.

Principios Básicos

1º.- Comience con lo que hace ahora

El método Kanban no describe un conjunto específico de métodos o etapas del proceso, no existe un proceso kanban de desarrollo de software ni un método de gestión de proyectos Kanban. El método Kanban se inicia con las funciones y los procesos que se tienen y se estimulan los cambios continuos, incrementales y evolutivos del sistema sobre el que se aplica el método.

2º.- Llegue a un acuerdo global en busca de un cambio incremental y evolutivo

El equipo o la organización debe estar de acuerdo en todo esto del cambio continuo, gradual y evolutivo, es la única manera de hacer mejoras en un sistema preestablecido y hacer que se prospere. Los cambios radicales pueden parecer más eficaces pero a menudo fallan debido a la oposición y el miedo en la organización. El método Kanban fomenta continuos cambios pequeños, incrementales y evolutivos sobre el sistema actual.

3º Respete los actuales cargos, sus actuales funciones y sus responsabilidades

Es probable que la organización cuente ya con unos elementos organizativos que funcionan aceptablemente y que vale la pena conservar.

También hay que evitar que cunda el pánico en la organización ante la implantación de un nuevo método de producción pues en general la gente tiene miedo a los cambios. Al aceptar y respetar las actuales funciones, responsabilidades y cargos se eliminan todos esos miedos iniciales y ésto nos debería permitir obtener un mayor apoyo en nuestra iniciativa de aplicar el método Kanban. Tal vez la presentación de Kanban en contraposición a un enfoque alternativo más radical que daría lugar a cambios en los cargos, funciones, responsabilidades y quizá la eliminación masiva de ciertas puestos de dudoso beneficio a nivel global ayudan a los componentes de la organización o del equipo a darse cuenta de los beneficios de un sistema gradual y evolutivo.

4º.- Busque liderazgo en todos los niveles

Se deben promover cargos de responsabilidad y liderazgo en todos los niveles de la organización, desde los puestos más bajos o menos valorados hasta en la cúpula directiva.


Seis prácticas básicas

En su libro, Kanban - Successful Evolutionary Change for your Technology Business, David Anderson identificó cinco prácticas fundamentales que se habían estado presentes en cada aplicación exitosa del método Kanban a las cuales se les añadió una sexta:

1º.- Visualice el flujo de trabajo

El flujo del conocimiento en el trabajo es inherentemente invisible. Visualizar el flujo del trabajo y hacerlo visible es fundamental para la comprensión de cómo avanza el trabajo. Sin entender el flujo de trabajo, hacer los cambios adecuados es siempre más difícil.

Una forma típica de visualizar el flujo de trabajo es utilizar una pizarra o un mural con tarjetas y columnas. Las columnas de la pizarra representan los distintos estados o pasos en el flujo de trabajo.

2º Limite el trabajo en curso (Work-In-Progress o WIP)

Limitar el trabajo en curso o WIP implica implementar un sistema de extracción de tareas en la totalidad o parte del flujo de trabajo. El sistema de extracción de tareas será a la larga uno de los principales estímulos para los cambios, incrementales y evolutivos en el sistema.

El sistema de extracción puede ser implementado como un sistema Kanban, un sistema CONWIP, un sistema DBR, o alguna otra variante. Lo fundamental es que el trabajo en curso en cada estado del flujo de trabajo esté limitado y que cada nueva tarea sea puesta en una "bolsa" de nuevas tareas, de tal forma que no se empiecen nuevas tareas hasta que el equipo no sepa, de acuerdo a su límite, es es capaz de acometer dicha tarea.

3º Maneje el flujo de trabajo

El flujo de trabajo en cada estado y respecto al conjunto debe ser controlado, medido y reportado. Gestionando activamente cambios continuos, incrementales y evolutivos se puede evaluar si dichos cambios han tenido efectos positivos o negativos en el sistema en su conjunto

4º Haga explícitos sus mecanismos

Hasta que el mecanismo de un proceso no se hace explícito, es decir, se pone por escrito, es difícil o imposible mantener una discusión sobre cómo mejorarlo. Sin una comprensión de cómo funcionan las cosas y cómo se hace el trabajo en la realidad cualquier discusión sobre cualquier problema en el problemas tiende a ser emocional, anecdótica y subjetiva. Con una comprensión explícita se puede pasar a una discusión más racional, empírica y objetiva de los problemas que puedan surgir. Esto está enfocado a facilitar el consenso en torno a sugerencias de mejora.

5º Implemente ciclos de retroalimentación

Para realmente conseguir un cambio evolutivo se debe colaborar en la revisión del flujo de trabajo y analizar las diferencias que haya podido haber entre la demanda, las distintas métricas e indicadores y la cantidad de trabajo que se ha conseguido acabar con éxito, Ésto, junto con una narración anecdótica de hechos notables acaecidos durante el ciclo que se está evaluando. Las organizaciones que no han puesto en marcha el segundo nivel de información - la revisión de las operaciones - en general no han visto mejoras en los procesos más allá de cada nivel de equipo y como resultado no han aprovechado los beneficios que el método Kanban ha dado en otras organizaciones.

6º Mejore colaborando, evolucione experimentando (usando modelos y el método científico)

El método Kanban anima a los pequeños cambios continuos, incrementales y evolutivos que se perduran. Cuando los equipos tienen una comprensión común de las teorías sobre el trabajo, el flujo de trabajo, los proceso y el riesgo, son más propensos a comprender de la misma forma un problema y a proponer acciones concretas y consensuadas de mejora que puedan.

El método Kanban sugiere que se utilice un enfoque científico al implementar los cambios, no especifica cuál y existen diversas posibilidades, algunos métodos usados son la teoría de las limitaciones, el Sistema Demin de conocimiento profundo y Lean IT.

En próximas entradas hablaré sobre la organización de las pizarras kanban y sobre algunas herramientas que existen actualmente en el mercado que facilitan la visualización del proceso.

Juan García Carmona



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