El método Kanban (Introducción)

¿Qué es Kanban?

Si se menciona el término Kanban en un contexto empresarial la gente dirá que se tratá de una pizarra o un mural que ayuda y facilita procesos del tipo Just-In-Time o JIT de todo tipo. También dirán que una tarjeta kanban es un símbolo que se utiliza en dichas pizarras para representar y ordenar una "tarea" de cualquier tipo ubicada dentro de uno de los procesos.  

Cuando Kanban se utiliza en el campo de la ingeniería del software se utiliza en un sentido mucho más amplio. Kanban, más que un proceso, es un método para desarrollar productos de software que hace énfasis en la entrega justo a tiempo (JIT) buscando sobretodo no sobrecargar a los desarrolladores que hace hincapié en que los desarrolladores vayan cogiendo el trabajo de una cola o lista de tareas. El proceso, desde la definición de una tarea hasta la entrega de todo o parte del producto al cliente, se muestra a los todos los participantes de una forma visual concisa y representativa de la situación en su conjunto en cada momento y para ello qué mejor que una pizarra. Alternativamente a la pizarra Kanban existen aplicaciones pero me centraré en ésta parte del método en otra entrada de éste mismo blog.

Podemos entender Kanban de dos maneras:

Kanban como proceso de gestión visual que nos indica qué, cuándo y cuánto producir, es decir, la pizarra de la que ya alguna vez nos han hablado y que quizá hayamos visto en algún departamento de desarrollo.

Kanban como método o un enfoque orientado a la gestión gradual del cambio, esto es, al proceso evolutivo de las organizaciones y empresas con afán de mejora constante.

El método Kanban es una aproximación tremendamente válida para cambiar un proceso de extremo a extremo de forma fiable en el que tiene especial importancia la calidad del producto y los plazos de entrega. Un conjunto limitado de reglas y principios ayudan a los distintos miembros de un equipo a centrarse en el valor del producto y por tanto en la satisfacción del cliente, lo cuál, es común tanto para la industria del software como para cualquier organización que ofrezca productos o servcios.

Una buena descripción del método Kanban podría ser la siguiente:

1º Comience con lo que hace ahora

2º Llegue a un acuerdo global en busca de un cambio incremental y evolutivo

3º Respete los actuales cargos, sus actuales funciones y sus responsabilidades y a continuación, adopte las prácticas básicas:

1. Visualice el flujo de trabajo
2. Limite el Work In Progress (trabajo en marcha, en adelante WIP)
3. Maneje flujo de trabajo
4. Aplique políticas explícitas en cada proceso
5. Mejore la colaboración mediante el uso de modelos y aplicando el método científico

Estos pocos principios resultan ser una base muy potente para una organización que quiere mejorar drásticamente su flujo de trabajo para ganar con ello productividad sin perder eficiencia ni calidad.

Kanban hemos de entenderlo como un método orientativo ya que no describe cómo ha de aplicarse éste proceso y ha de ser adaptado a cada organización, 

lo único que hace el método kanban es cambiar las reglas a fín de ayudar a los equipos a centrarse más en la eficiencia y la calidad de extremo a extremo, y, al final, lo único que define el éxito a nivel organizativo es la cartera de clientes y a éstos no les preocupan tanto los títulos y cualificaciones de los empleados como obtener a tiempo un producto de calidad entregado. 

Debido a que Kanban no es un proceso sino un método evolutivo las personas, los empleados que acaban de descubrir el método Kanban, pueden percibir el cambio de una forma amistosa y sin temor. En la práctica, la forma de trabajar no va a cambiar mucho al principio, se sentirán, en el día a día, los principios que emplea éste sistema de gestión de un WIP limitado.  Esto poco a poco dará lugar a una evolución paulatina en el comportamiento que conllevará una mejora continua, tanto individua como colectiva, que repercutirá tanto en la eficiencia como en la calidad y mejorará por tanto la productividad a nivel global en la organización.

Así que piense en Kanban como algo más que una pizarra con tarjetas de colores y limitar el WIP. El método kanban busca facilitar el cambio organizacional con el objetivo de satisfacer mejor a los clientes. Todo esto suena muy ambicioso pero en épocas de crisis es la diferenciación propia de la calidad y la eficiencia lo que destaca un producto o servicio por encima de sus competidores y ésto es algo que la mayoría de empresarios buscan para sus organizaciones.

Más sobre kanban en próximas entradas. 

Juan García Carmona